EN English
FR Français
ES Español
TR Turkce
RU Pусский
AR العربية
CN 中国
NDS Plattdeutsch
Datenschutzhinweise FID-Connect
Diese Datenschutzhinweise informieren Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (kurz: pbD) bei der Einrichtung eines Accounts für die Confluence-Instanz „FID.Connect“ sowie für deren Nutzung unter Verwendung Ihres Accounts.
1. Welche pbD von mir sind in „FID.Connect“ gespeichert?
a. Pflichtangaben: Vor- und Nachname; Dienstliche Email-Adresse; Einrichtungszugehörigkeit; FID, für den Sie in FID-Connect mitwirken.
b. Freiwillige Angaben, die Sie eigenhändig in „FID.Connect“ einfügen (in Ihrem Profil und/oder in Inhalten, die Sie in „FID.Connect“ speichern).
2. Rechtsgrundlagen und Zwecke der Verarbeitung
(1) Nutzungsverhältnis
Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer pbD in „FID.Connect“ ist das Nutzungsverhältnis, das zwischen Ihnen und der SUBHH durch die Annahme Ihres Antrags auf Einrichtung eines Accounts für „FID.Connect“ begründet wird (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).
FID.Connect ist die Kollaborationsplattform für das FID-Netzwerk. Der Zugriff ist geschützt und Nutzende benötigen einen persönlichen Account, um teilzunehmen. Dieser wird durch den/die Nutzende bei der SUBHH beantragt und von der SUBHH verwaltet. Nach Zulassung zur Nutzung erfolgt ebenfalls eine Datenverarbeitung durch den Anbieter und Host der Plattform: Atlassian (dazu unter 3.)
Die SUBHH prüft ihren Antrag und gibt diesen bei Vorliegen der Voraussetzungen zur Freischaltung durch den Confluence-Anbieter Atlassian frei. Dies erfolgt zum Zwecke der Ermöglichung einer gemeinsamen Arbeit im FID Netzwerk unter Verwendung der von der SUBHH verwalteten Confluence-Instanz „FID.Connect“. Der Antrag auf Zulassung zu „FID.Connect“ und auf Einrichtung eines Accounts für diese Confluence-Instanz kann auf der Webseite der SUBHH gestellt werden über ein Online-Formular. Es gelten daher zunächst die allgemeinen Datenschutzhinweise für die Nutzung der Webseite der SUBHH, dort insbesondere die Punkte A., B.1.a., B.1.c., B.2., B.3., D., E. und F.: https://www.sub.uni-hamburg.de/startseite/datenschutzhinweise.html
Die Freischaltung eines Accounts erfolgt zum Zwecke der gemeinsamen Sichtung und bei entsprechender Berechtigung auch Bearbeitung der im FID Netzwerk behandelten Themen und der vom jeweiligen FID betriebenen Seiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO (öffentliche-rechtliche Aufgabenwahrnehmung) bzw. ggf. auch Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Die zum Zwecke der Account-Einrichtung getroffene Nutzungsvereinbarung wird von der SUBHH für die Dauer von drei Jahren nach Löschung des Nutzendenaccounts zu Dokumentations- und Nachweiszwecken gespeichert (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO) und dann gelöscht.
(2) Öffentlich-rechtliche Aufgabenerfüllung
Da die Verwaltung und Nutzbarmachung der Confluence-Instanz „FID.Connect“ für Zwecke des FID Netzwerks auch Teil der öffentlich-rechtlichen Aufgabenerfüllung der SUBHH ist, erfolgt die Verarbeitung zudem auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 4 HmbDSG und § 2 GeschO-SUBHH.
(3) Einwilligung
Wenn Sie die unter 1.a. genannten Pflichtangaben zu Ihrer Person in Ihrem Profil selbst bearbeiten und Informationen zu Ihrer Person hinzufügen, geschieht dies selbstbestimmt auf freiwilliger Basis. Rechtsgrundlage für die Speicherung und Verarbeitung dieser selbst hinzugefügten Informationen ist Ihre konkludent erteilte Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie Ihre selbst gemachten Angaben wieder löschen. Alternativ können Sie Ihren Widerspruch auch an die „FID.Connect“-Admins der SUBHH richten: Email: fid-connect@sub.uni-hamburg.de
3. Welche personenbezogenen Daten können Externe sehen?
(1)
Ihre personenbezogenen Angaben werden zum Zwecke der Aktivierung und Nutzung Ihres Accounts im Clouddienst des Anbieters der Confluence-Software as a Service (SaaS), der Atlassian Pty Ltd. (im Folgenden kurz: „Atlassian“), c/o Atlassian, Inc., 350 Bush Street, Floor 13, San Francisco, CA 94104 E-Mail: privacy@atlassian.com gespeichert. Über die Datenverarbeitung, die Atlassian vornimmt, informiert das Unternehmen in seinen Datenschutzrichtlinien, die Sie hier einsehen können: https://www.atlassian.com/de/legal/privacy-policy
Die SUBHH hat als Auftraggeberin und datenschutzrechtlich Verantwortliche mit Atlassian einen Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.
Neben Atlassian haben Mitarbeitende der SUBHH , die eine Admin-Funktion ausüben, Zugriff auf die personenbezogenen Daten und die Inhalte von FID.Connect. Das ist für Bereitstellungs- und Arbeitszwecke des FID Netzwerks erforderlich.
(2)
Alle für „FID.Connect“ zugelassene Nutzer:innen haben neben den für sie freigegebenen Projektseiten auch Zugriff auf das Personenverzeichnis, in dem alle Personen mit Zugang zu „FID.Connect“ gelistet sind. Sie können dort folgende Angaben aller anderen Nutzer:innen von „FID.Connect“ sehen: Pflichtangaben: Vollständiger Name, Dienstliche Email-Adresse, sowie die freiwilligen Angaben (z.B.) Fotos. Der Zugriff auf das Personenverzeichnis ist erforderlich, um mit anderen Beteiligten innerhalb von „FID.Connect“ in Kontakt treten zu können.
Dritte haben keinen Zugriff auf die in „FID.Connect“ gespeicherten Daten und Inhalte, da ein Zugriff nur passwortgeschützt über einen Account erfolgen kann. Externen kann auf Antrag durch die SUBHH projektbezogen der Zugriff auf einzelne oder alle Seiten von „FID.Connect“ gewährt werden. Die Freischaltung für Externe erfolgt nach Prüfung und nur durch Freigabe seitens der SUBHH. Rechtsgrundlage für die Zulassung Dritter zu „FID.Connect“ ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 4 HmbDSG, da diese zur Erfüllung unserer öffentlich-rechtlichen Aufgaben erfolgen würde.
(3)
Im übrigen werden personenbezogene Daten nur an Dritte übermittelt, wenn
- die betroffene Person nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrücklich und informiert in die Übermittlung eingewilligt hat;
- einer der Gründe des § 6 Abs. 2 HmbDSG vorliegt und die Weitergabe an Dritte innerhalb der Voraussetzungen der Vorschrift erfolgt;
- für die Datenübermittlung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
und/oder
- dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Erfüllung eines Vertragsverhältnisses mit der betroffenen Person erforderlich ist.
4. Kontaktdaten der SUBHH als datenschutzrechtlich Verantwortliche:
Staats- und Universitätsbibliothek Hamburg – Carl von Ossietzky
(im Folgenden kurz: „SUB“ oder „wir / uns“)
Von-Melle-Park 3
20146 Hamburg
Telefon: +49 40 42838 - 2233
Fax: +49 40 42838 - 3352
E-Mail: fid-office@sub.uni-hamburg.de
Die SUB ist ein Landesbetrieb der Freien- und Hansestadt Hamburg. Sie ist Teil der Behörde für Wissenschaft und Forschung und Gleichstellung und unterliegt deren Aufsicht. Der Landesbetrieb wird durch den leitenden Direktor Herrn Prof. Robert Zepf gesetzlich vertreten.
Der Datenschutzbeauftragte der Staats- und Universitätsbibliothek Hamburg – Carl von Ossietzky ist wie folgt zu erreichen:
datenschutz nord GmbH
Konsul-Smidt-Straße 88
28217 Bremen
Web: www.dsn-group.de
E-Mail: office@datenschutz-nord.de
5. Betroffenenrechte
Hinweise zu Ihren Betroffenenrechten finden Sie unter Ziffer E. der Datenschutzhinweise der SUBHH.
FID Netzwerk (SUBHH)
Stand: 10/2025