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Information zur gemeinsamen Verantwortlichkeit
Was ist der Grund für die gemeinsame Verantwortlichkeit?
Die TUHH und die HCU betreiben gemeinsam ein Hinweisgebersystem. Sie nehmen hierbei als Gemeinsame Verantwortliche gem. Art. 26 DSGVO gemeinschaftlich die Aufgaben der externen Ombudsstelle das Hinweisgebersystem für die Hochschulen TUHH, HCU, HAW Hamburg, HfBK, HfMT, sowie für die SUBHH wahr. Die Parteien haben die Verarbeitung dieser Daten gemeinsam in Prozessabschnitte festgelegt. Sie sind daher innerhalb der nachfolgend beschriebenen Prozessabschnitte gemeinsam für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich (Art. 26 DSGVO).
Was haben die Parteien vereinbart?
Die gemeinsame Verantwortlichkeit gilt für den gesamten Betrieb, Organisation und Abwicklung eines Hinweisgebersystems als Ombudsstelle für die kooperierenden Hochschulen. Hierfür haben die TUHH und HCU in einem Vertrag vereinbart, wer von ihnen welche Rechte und Pflichten nach der DSGVO erfüllt. Dies betrifft insbesondere die Wahrnehmung der Rechte der betroffenen Personen (nach Art. 15 bis 22 DSGVO) und die Erfüllung der Informationspflichten gemäß den Artikeln 13 und 14 DSGVO. Die Zuständigkeiten für die jeweiligen Prozessabschnitte ergeben sich wie folgt:
- Die TUHH stellt die technische Umsetzung der Anfragen sicher. Sie richtet die E-Mail- Adressen der Kooperierenden Hochschulen auf ihrer IT-Struktur ein. Des Weiteren hostet die TUHH auch die zur Bearbeitung der eingehenden Meldungen und zur elektronischen Dokumentation notwendige Software. Sollten Meldungen auf dem schriftlichen oder mündlichen Weg eingehen, werden diese umgehend digitalisiert und Schreiben werden vernichtet.
- Die TUHH als auch die HCU bearbeiten die Anfragen gemeinsam und leiten gemeinschaftlich eventuell Folgemaßnahmen ein.
- Die TUHH erstellt und veröffentlich die Informationspflichten nach Art. 13 ff DSGVO auf einer Webseite der TUHH
Was bedeutet das für Sie als betroffene Person?
Auch wenn eine gemeinsame Verantwortlichkeit besteht, erfüllen die Parteien die datenschutzrechtlichen Pflichten entsprechend ihren jeweiligen Zuständigkeiten für die einzelnen Prozessabschnitte wie folgt:
| Verfahrens- /Prozessabschnitt | Erfüllung der Pflicht durch: | |
|---|---|---|
| Erstellung und Pflege der E-Mail Adressen der teilnehmenden Hochschulen | TUHH | - |
| Erstellen und veröffentlichen der Informationspflichten nach Art. 13 ff. DSGVO | TUHH | - |
| Bearbeitung der Meldungen (Eingangsprüfung bis hin zum Abschluss des Verfahrens) | TUHH | HCU |
| Ablage, Archivierung und Digitalisierung schriftlicher Meldungen | TUHH | - |
| IT-Administration | TUHH | - |
Das bedeutet für Sie:
- Die TUHH stellt die erforderlichen Informationen gem. Art 13 und 14 DSGVO den Betroffenen zur Verfügung.
- Sowohl die TUHH als auch die HCU informieren sich unverzüglich gegenseitig über von Betroffenen geltend gemachte Rechtspositionen. Sie stellen einander sämtliche für die Beantwortung von Auskunftsersuchen notwendigen Informationen zur Verfügung.
- Ungeachtet der Zuständigkeiten für den jeweiligen Prozessabschnitt können die betroffenen Personen die ihnen aus der DSGVO zustehenden Rechte gegenüber beiden Vertragsparteien geltend machen. Betroffene erhalten die Auskunft jedoch in der Regel von dem Amt für Ausbildungsförderung, welches für die Bearbeitung des Antrages zuständig ist.
- Die TUHH und die HCU haben sich vertraglich verpflichtet, Vorkehrungen zu treffen, die sicherstellen, dass bei Bekanntwerden eines Datenschutzvorfalls innerhalb des jeweiligen Prozessabschnitts sich unverzüglich und vollständig gegenseitig zu informieren und etwaige Meldepflichten nach der DSGVO umzusetzen.
Bitte lesen Sie auch die ausführlichen Datenschutzhinweise für Hinweisgebende.