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Datenschutzhinweise für Hinweisgebende
Die Hochschulen HAW Hamburg, TUHH, HFBK, HfMT, HCU sowie die SUBHH haben sich in einem gemeinsamen Kooperationsvertrag auf die Schaffung einer gemeinsamen Stelle zur Wahrnehmung der Aufgaben einer gemeinsamen Internen Revision (nachfolgend kurz: „Interne Revision“) verständigt. Die Aufgaben der Internen Revision werden, wie im Kooperationsvertrag vorgesehen, durch delegierte Mitarbeitende der TUHH und der HCU wahrgenommen. Unter anderem nimmt die Interne Revision für die einzelnen Einrichtungen die Aufgabe als Hinweisgeberstelle im Sinne des Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz - HinSchG) wahr. Die TUHH und die HCU nehmen hierbei als Gemeinsame Verantwortliche gemäß Art. 26 DSGVO gemeinschaftlich die Aufgaben der externen Ombudsstelle - Hinweisgebersystem für die Hochschulen HAW Hamburg, HFBK, HfMT sowie für die SUBHH wahr.
Nachfolgend möchten wir Sie daher über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Hinweisgeberschutzgesetzes informieren.
1. Name und Kontaktdaten der Gemeinsamen Verantwortlichen
Technische Universität Hamburg (TU Hamburg) KdöR
Am Schwarzenberg-Campus 1
21073 Hamburg
E-Mail: datenschutz@tuhh.de
HafenCity Universität Hamburg (HCU) KdöR
Henning-Voscherau-Platz 1
20457 Hamburg
E-Mail: hcu-datenschutz@vw.hcu-hamburg.de
Fachlich durchführende Stelle der Ombudsstelle Hinweisgebersystem
Frau Maria Lüders
Am Schwarzenberg – Campus 1 A
21073 Hamburg
Tel: (040) 4 28 78 – 4123
E-Mail: maria.lueders@tuhh.de
2. Datenschutzbeauftragte/r
Externer Datenschutzbeauftragter der gemeinsamen Verantwortlichen
Datenschutz nord GmbH
Konsul-Smidt-Straße 88
28217 Bremen
E-Mail: office@datenschutz-nord.de
3. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten und der Zweck
Die unter Ziffer 1 genannten Verantwortlichen weisen darauf hin, dass Eingaben bzw. Hinweise nach dem Hinweisgeberschutzgesetz über ein Funktionspostfach getätigt werden. Die kooperierenden Hochschulen sowie die SUBHH haben durch die TUHH ein Funktionspostfach zugewiesen bekommen, dass sie ihren Mitarbeitenden und Externen an geeigneter Stelle mitteilen. Im Rahmen der Hinweisabgabe an und die Hinweisbearbeitung durch die interne Meldestelle werden personenbezogene Daten von Ihnen zu folgenden Zwecken erhoben und verarbeitet:
Zweck: Für Hinweisabgabe
- Ggf. Name und Kontaktdaten (optional)
- Personenbezogene Daten die Inhalt Ihrer Meldung sind
- Personenbezogene Daten, die durch das von Ihnen gewählte Kommunikationsmittel übermittelt werden (bei E-Mail z.B.: die Absende-Adresse)
- Sonstige personenbezogene Daten, die Sie auf freiwilliger Basis übermitteln.
Zweck: Für die Einleitung von Folgemaßnahmen
- Personenbezogene Daten, die für die Ergreifung von Folgemaßnahmen erforderlich sind.
Die Verarbeitung durch die in Ziffer 1 genannten Stellen erfolgt ausschließlich zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Anfrage im Rahmen der Erfüllung der gesetzlichen Pflichten aus dem Hinweisgeberschutzrecht.
4. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten für die oben genannten Zwecke ist Art. 6 Abs. 1 lit. c. DSGVO i. V. m. § 10 Hinweisgeberschutzgesetz.
5. Datenübermittlungen
Ihre personenbezogenen Daten, die von der in Ziffer 1 genannten Stelle, für die unter 3 genannten Zwecke verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte übermittelt. Wir weisen jedoch darauf hin, dass technisch bedingt beim Versand von Emails (an das o.g. Funktionspostfach) und/oder – gleich bei welcher Versandart - der sich im Anschluss an Ihre Meldung ergebenden Prüfung und Bestimmung von Folgemaßnahmen die zuständigen Stellen der Einrichtung, der Sie angehören, sowie ggf. ein externer Email-Versanddienstleister Zugriff auf die Daten haben können. Dies erfolgt bzgl. der Bearbeitung der Folgemaßnahmen durch Ihre Einrichtung ebenfalls auf der Rechtsgrundlage gemäß Ziffer 4. Im Hinblick auf die technische Abwicklung des Emailversands erfolgt sie auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit Dienstleister bzw. Dienst-/Arbeitsvertrag mit der Einrichtung, die Ihnen ein dienstliches Email-Postfach bereitstellt).
In Einzelfällen kann eine Datenübermittlung an Dritte auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgen, zum Beispiel eine Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden zur Aufklärung von Straftaten im Rahmen der Regelungen der Strafprozessordnung (StPO).
Sofern technische Dienstleister Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrages gemäß Art. 28 DSGVO.
6. Löschfristen
Daten die für unter 3 genannten Zwecke verarbeitet werden, werden in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gem. § 11 Abs. 5 HinSchG gelöscht bzw. – wenn die Daten in Form von Papierdokumenten vorliegen – vernichtet.
7. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf eine Auskunft über die von Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung der von uns erhobenen Daten.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Stand: 11.03.2024