FAQ
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Hamburg, Carl von Ossietzky

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Informationen für Verleger digitaler Publikationen

Müssen digitale Publikationen abgeliefert werden?

Ja, seit der Änderung des Pflichtexemplargesetzes (PEG) 2009 gehören auch digitale Publikationen (auch Netzpublikationen genannt) zum Sammelauftrag der SUB Hamburg und müssen abgeliefert werden. Die Publikationen sind ohne besondere Aufforderung zwei Wochen nach Erscheinen an die Bibliothek abzuliefern. Die nachfolgenden Informationen beziehen sich auf die Ablieferung von E-Books und E-Journals, zum Thema Webseitenarchivierung s. Webarchiv Hamburg.

Welche Dateiformate können abgeliefert werden?

Es werden aktuell die Dateiformate PDF (bevorzugt PDF/A) und EPUB angenommen. Um die Langzeitarchivierung zu gewährleisten, dürfen abgelieferte Dateien nicht mit einem Kennwort- und/oder Kopierschutz versehen sein. Solche Schutzmaßnahmen sind von der abliefernden Stelle vor der Ablieferung zu entfernen.

Wie liefere ich meine digitalen Publikationen ab?

E-Books/E-Journals

Im Juni 2025 hat die SUB Hamburg in Kooperation mit dem Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg (BSZ) ein neues automatisiertes Ablieferungsverfahren für Monografien, im Oktober 2025 für E-Journals eingeführt. Dabei müssen Dateien immer mit den zugehörigen Metadaten abgeliefert werden. Dies gilt sowohl für Verlags-E-Books/E-Journals, Publikationen von Selbstverlegern wie auch für graue Literatur (z. B. Broschüren, Festschriften, Jahresberichte) sowie amtliche Publikationen. Die mitgelieferten/eingegebenen Metadaten übernehmen wir als bibliografische Beschreibung der Publikationen in unseren Katalog. Sie dienen als Grundlage für den Nachweis Ihrer Publikationen in unserem KatalogPlus sowie weiteren Online-Katalogen und Datenbanken. Die Dateien und Metadaten werden zudem in ein digitales Langzeitarchiv überführt, um die langfristige Sicherung Ihrer Publikationen zu ermöglichen. Auch erhalten alle Publikationen eine URN als Persistent Identifier und sind somit dauerhaft eindeutig referenzierbar und zitierbar.

Wie läuft die Ablieferung für E-Books/E-Journals ab?

Sie können zwischen zwei Ablieferungsverfahren wählen:

  • Hotfolder-Verfahren

Beim automatisierten Hotfolder-Verfahren wird für den abliefernden Verlag/Einrichtung/Person von uns ein SFTP-Konto eingerichtet, auf das die digitalen Publikationen und Metadaten übertragen werden - in Anlehnung an die Verfahren der Deutschen Nationalbibliothek. Dies geschieht über einzelne gezippte Transferpakete, die jeweils eine digitale Publikation (epub oder PDF) mit einem dazugehörigen Metadatensatz enthalten. Das Verfahren eignet sich besonders für größere Datenmengen. Sofern Sie neu in unserem Hotfolder-Verfahren sind, führen wir zuerst einige Testablieferungen mit Ihnen durch.

  • Ablieferung über Webformular (Stand Oktober 2025: aktuell nur für E-Books möglich, Ablieferung für E-Journals folgt)

Über ein von der SUB Hamburg eingerichtetes Konto kann ein manuell auszufüllendes Ablieferungsformular unter https://www.epflicht.hamburg/ genutzt werden. Das Formular kann jeweils nur für genau eine digitale Publikation genutzt werden. Für jede Netzpublikation, die Sie abliefern, beginnen Sie jeweils einen neuen Ablieferungsvorgang. Manuell geben Sie im Formular die Metadaten der Publikation ein und laden die dazugehörige Datei hoch. Das Webformular eignet sich besonders für kleinere Datenmengen.

Um die Ablieferungsverfahren nutzen zu können, registrieren Sie sich zuerst als Ablieferer über unser Registrierungsformular. Sie erhalten dann die entsprechenden Login-Daten für das Webformular/bzw. Ihr SFTP-Konto von uns per E-Mail zugeschickt sowie weitere detaillierte Informationen zur Ablieferung.

Für E-Journals (z.B. Zeitschriften, Jahresberichte) wird das Webformular-Verfahren im Laufe des Jahres eingeführt. Sollten Sie das automatisierte Hotfolder-Verfahren nicht nutzen können, gelten bis dahin die laufenden Ablieferungsroutinen. Sollten Sie ein neues E-Journal abliefern wollen, wenden Sie sich bitte an: pflicht@sub.uni-hamburg.de

Welche Zugriffsberechtigungen gelten für die abgelieferten Publikationen?

Sie haben die Möglichkeit, zwischen drei Zugangsberechtigungen zu wählen. Diese regeln, wie zugänglich Ihre Publikation für Nutzer*innen der Bibliothek sowie von außerhalb sein sollen. Bei der Registrierung wählen Sie zwischen:

Einzelplatzzugang: Zugriff auf die von Ihnen abgelieferten Publikationen ist nur an einzelnen gesicherten Rechnern in den Räumen der Staats- und Universitätsbibliothek Hamburg möglich (ohne Speicher- Druck- oder Kopiermöglichkeit). Dies ist der gesetzliche Standard.

Freier Zugang – Rechte vorbehalten:

Sie räumen der SUBHH das nichtexklusive Recht ein, die Publikation(en) öffentlich zugänglich zu machen und Nutzenden einen Zugriff über das Internet zu gewähren.

Campuszugang: Freischaltung im Campusnetz Uni HH (Nutzung an den Rechnern der Universität Hamburg und im Bibliothekssystem der Universität) Hinweis: Dieser Zugang wird erst später technisch umgesetzt, die Publikationen sind vorerst deshalb nur am Einzelplatz zugänglich. Sie können den Zugang aber jetzt schon auswählen.

Das ausgewählte Zugriffsrecht gilt für alle Publikationen, die von Ihnen nach den oben genannten Ablieferungsverfahren an die SUB Hamburg übertragen werden, da dies in Ihrem Ablieferungskonto hinterlegt wird.

Hinweise:

Das von Ihnen gewählte Nutzungsszenario betrifft allein die Art und Weise, wie die SUB Hamburg einen Zugriff auf die Publikation(en) gewähren darf. Dies ändert selbstredend nichts am bestehenden Urheberrechtsschutz der Publikation(en).

Mit Ihrer Zustimmung erklären Sie zugleich, dass Sie die Staats- und Universitätsbibliothek Hamburg von etwaigen Ansprüchen Dritter freistellen, die diese in Bezug auf Inhalte der Publikation geltend machen, soweit die Nutzung der SUB Hamburg innerhalb der eingeräumten Lizenz erfolgt.

Für alle Nutzungsszenarien gilt: Die SUB Hamburg hat stets das Recht, die Publikation(en) zu archivieren und langfristig zu speichern und bei Bedarf zu diesem Zweck zu vervielfältigen, sowie das Recht, technisch notwendige Veränderungen (ohne Änderungen des Inhalts) vorzunehmen. Dies kann beispielsweise notwendig sein, wenn sich Speicher- oder Wiedergabetechnologien ändern und dadurch Dateiformate oder Speicherorte angepasst werden müssen.

Welche Regelungen gelten für digitale amtliche Veröffentlichungen?

Alle Behörden, Dienststellen und Einrichtungen der Freien und Hansestadt Hamburg haben gemäß Anordnung über die Abgabe amtlicher Druckschriften an öffentliche Bibliotheken von allen durch sie herausgegebenen oder in ihrem Auftrag einmalig oder laufend erscheinenden amtlichen Veröffentlichungen unentgeltlich je ein Exemplar unmittelbar nach ihrem Erscheinen an die SUB Hamburg abzugeben. Sofern die Veröffentlichung in elektronischer Form erscheint, erfolgt die Abgabe grundsätzlich nur in dieser Form. Die Publikationen werden gemäß der oben genannten Anordnung von der SUB Hamburg öffentlich zugänglich gemacht (Freier Zugang - Rechte vorbehalten), sofern dies nicht ausdrücklich durch die herausgebende Stelle untersagt wird.

Mit der Einführung des neuen E-Pflicht-Systems muss auch die Ablieferung amtlicher digitaler Veröffentlichungen aktiv erfolgen. Bitte registrieren Sie sich hierfür über unser Registrierungsformular (bei den Zugriffsrechten wählen Sie als amtliche Stelle bitte immer “Freier Zugang - Rechte vorbehalten” aus).